Standaardiseren
Een standaard bestaat uit een afspraak over hoe een taak uitgevoerd dient te worden. Borgen is zorgen dat iedereen een standaard hanteert. Er bestaan diverse categorieën van standaarden, de belangrijkste drie zijn:
• Productstandaarden
Dit zijn afspraken over standaarden en eisen van producten.
• Taakstandaarden
Dit zijn vaste afspraken over hoe taken uitgevoerd dienen te worden.
• Kennisstandaarden
Afspraken over minimaal kennisniveau van medewerkers.
Standaarden zijn essentieel om kennis vast te leggen, over te dragen en mensen op te leiden. Dit met de doelstelling dat iedere medewerker over dezelfde kennis beschikt. Daarnaast creëren standaarden uniformiteit van producten, taken, kennis, vaardigheden, werkmethodes en specificaties. Let er wel op dat standaarden continu ter discussie gesteld worden om aspecten slimmer en beter uit te voeren.
Om aspecten gestructureerd te verbeteren spreekt TPM over de PDCA-cycli. Deze bestaat uit vier fasen, namelijk:
PLAN: Bedenk een oplossing
DO: Test of gebruik
CHECK: Analyseer het resultaat
ACT: Pas de verbetering toe met eventuele verbeteringen en borg de oplossing
PDCA staat voornamelijk voor het oplossen van problemen en continu te verbeteren. Van de PDCA-cirkel is de SDCA-cirkel afgeleid, die gebruikt wordt om standaarden continu te verbeteren. De S staat voor standaardiseer:
STANDAARDISEER: Maak een standaard
DO: Implementeer standaard zodat iedereen deze gaat gebruiken
CHECK: Analyseer de standaard
ACT: Pas de verbetering toe met eventuele verbeteringen en borg de standaard
Verbeteren begint met een standaard vast te leggen en ervan te leren. Het is onlogisch om eerst te verbeteren zonder dat de basis van een proces, object of systeem bekend en vastgelegd is. In standaarden worden richtlijnen vastgesteld, de basis gelegd voor eventuele verbeteringen en de acceptatie van de organisatie vergroot. Denk eraan dat standaarden niks zeggen over de huidige situatie maar over hoe de situatie dient te zijn: “Standaarden vormen de basis voor verbeteringen en vooruitgang.” In onderstaand figuur staat SDCA gevolgd door PDCA, kortgezegd standaardiseren en verbeteren.
